Акт о порче документов

Garant.ooo • Алгоритм действий при порче (утрате) документов • Юрист

Акт о порче документов

Сохранность документации в архиве организации – одно из требований, которое должно неукоснительно соблюдаться. Порча документов – неприятный, но достаточно часто встречающийся случай в процессе делопроизводства. Утрата документов может произойти не только по вине работников.

Даже при соблюдении всех норм, могут наступить обстоятельства непреодолимой силы, и как результат – документация может быть испорчена или утрачена.

Так, риск утраты (порчи) документации существует при переезде организации, в случае пожара, кражи (хищения), затопления (потопа) или аварии.

Как правило, утрата налоговой и бухгалтерской учетной документации влечет за собой штрафные наказания, предусмотренные НК РФ. Санкции могут налагаться как на организацию в целом, так и на сотрудника, по установленной вине которого и произошла порча документов.

Налоговая ответственность:200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п.1 ст.126 НК РФ);10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;30 000 рублей – при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (пункт 2 статьи 120 НК РФ);

штрафные санкции в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (пункт 3 статьи 120 НК РФ).

Административная ответственность:
Согласно статье 15.11 КоАп РФ, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.

Алгоритм действий при порче (утрате) документов:

Сообщаем о произошедшем случае руководству организации

В случае выявления порчи или утраты документов необходимо в обязательном порядке поставить в известность руководство в письменном виде. Для этого используйте докладную (служебную) записку.

Помните! Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию – за это предусмотрена уголовная ответственность.

Получаем официальное подтверждение произошедшего случая

Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:

— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);— умышленного или незапланированного хищения;

— преднамеренной порче или полного уничтожения,

то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.

К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

  • справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
  • уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
  • справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
  • документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
  • иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.

Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов

Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

 Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц.

В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.

Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, документы уничтожены пожаром или украдены. Факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из полиции.

Например, документы испорчены — затоплены. Если Вы добросовестный налогоплательщик — высушите архив документов и не выбрасывайте.

А если прорвало канализацию? По закону — испорченные документы, даже если они не очень вкусно пахнут, уничтожать нельзя.

Составляем акт по итогам работы комиссии

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.

В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации.

В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании.

При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.

Проводим инвентаризацию

В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, должна быть проведена инвентаризация. Результаты ее проведения являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Составляем опись утраченных (поврежденных) документов

Опись прилагается к акту расследования порчи документов.

При утрате первичной документации и отчетности руководитель организации может быть привлечен к уголовной ответственности. (В случае если подобная ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов).

На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.

Ответственность за «невосстановление» утраченных первичных бухгалтерских документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Но! Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по ст. 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.

На практике. В случае порчи документов арбитражные (конкурсные) управляющие зачастую направляют ходатайство в суд о привлечении ответственных лиц к субсидиарной ответственности. Основание  — воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего ввиду непринятия мер руководством организации по восстановлению первичных бухгалтерских документов.

Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек.

Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией.

Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.

@garant_ooo

Вам также может понравиться

Источник: https://garant.ooo/yurist/algoritm-dejstvij-pri-porche-utrate-dokumentov/

Как отчитаться за утраченные документы и испорченный товар при налоговой проверке

Акт о порче документов

В случае пожара, конечно, нужно первым делом вызвать пожарных. Они составят заключение или акт подтверждения о том, что на складе был пожар и документы сгорели. Если на складе произошла другая ЧС, акт составляет представитель соответствующего органа. Например, при потопе — уполномоченный из ТСЖ (товарищества собственников жилья) или водоканала.

Далее, по закону (пункт 27 приказа Минфина России от 29.07.

1998 N 34н), руководитель организации, пострадавший от ЧС, обязан провести инвентаризацию и создать комиссию, которая расследует причины гибели документов.

По результатам расследования нужно оформить акт, который утвердит руководитель организации. Об этом говорится в пункте 6.8 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете».

С обоими актами на руках можно доказать, что документы пропали по независящим от организации обстоятельствам. Для этого в налоговую нужно отправить уведомление об отсутствии затребованных документов, к которому прикрепляются копии актов. Написать его можно в произвольной форме.

Уведомление нужно отправить своевременно — в течение десяти рабочих дней после того, как инспектор запросил документы для проверки. Так с налоговой будет меньше проблем.

Какие штрафы грозят организации из-за утери первичных документов

Если собрать нужные справки и доказать, что документы были утрачены в случае ЧС и непреодолимых обстоятельств (статья 109 и 111 Налогового кодекса РФ), штрафов быть не должно.

На практике налоговая может привлечь организацию к ответственности по статье 126 НК РФ «Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля», но арбитражные суды обычно разрешают дело в пользу налогоплательщика.

Главное — вовремя предоставить уведомление об отсутствии затребованных документов вследствие их порчи, кражи и т.д.

Пример такого исхода — решение от 03.04.2006 Арбитражного суда по делу № А11-18184/2005-к2-22/723.

Нужно ли восстанавливать утраченные документы

По закону (пункт 8 статьи 23 НК РФ) всю первичную документацию необходимо хранить до 4-х лет, поэтому стоит приложить максимум усилий, чтобы восстановить утерянные документы.

Для этого из числа работников нужно назначить ответственное лицо — например, главного бухгалтера — и провести работу по восстановлению первичной документации: запросить банковские выписки из банка, документы у контрагентов и т.д. Однако по факту восстановить все документы за 4–5 лет невозможно.

После этого ответственный за задачу работник должен составить акт, в котором отразит объём проделанной работы и укажет причины остановки дальнейшего восстановления документов, а к самому акту прикрепить все документы, которые удалось восстановить. В случае проверки и запроса документов акт нужно направить в ИФНС (Инспекцию федеральной налоговой службы).

Что нужно предоставить в налоговую

Как и в случае порчи документов, представитель соответствующего органа должен составить акт подтверждения, что на складе была ЧС. При пожаре — пожарный надзор, при потопе — уполномоченный из ТСЖ (товарищества собственников жилья) или водоканала.

После этого товар нужно списать: заполнить форму ТОРГ-15 («Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей») или ТОРГ-16 («Акт о списании товаров»). Любой из актов можно составить вместе с представителем санитарного или другого надзора. И ТОРГ-15, и ТОРГ-16 считаются основанием для списания испорченного товара.

При налоговой проверке оба документа — акт подтверждения и акт о порче или списании —  официально объяснят, почему на складе нет остатков.

Что будет, если официально не оформить испорченный товар

Во время выездной проверки инспекция может проверить на складе фактические остатки товара, которые числятся по документам с НДС. Если товара не будет, то налоговая докажет, что товар был куплен фиктивно, а НДС — искусственно занижен.

Нужно ли платить НДС за списанный товар

За списанный в результате порчи товар НДС платить не нужно. В пункте 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ о восстановлении НДС не перечислены товары с истекшим сроком годности, а также товары, утраченные при ЧС. НДС на них не начисляется  — это подтверждает ряд официальных документов:

Конспект

  1. Чтобы доказать, что первичные документы были утрачены из-за ЧС, в налоговую нужно предоставить: акт подтверждения от пожарных, водоканала или другого соответствующего органа; акт о результате инвентаризации; уведомление об отсутствии затребованных документов. Если все сделать правильно, штрафа за утерянные документы не будет.
  2. Чтобы подтвердить, что товар был испорчен/утрачен из-за ЧС, на руках нужно иметь: акт подтверждения от пожарных, водоканала или другого соответствующего органа; акт о порче или списании товаров. НДС за списанный товар платить не нужно.

Источник: https://blog.btskf.ru/kak-otchitatsja-za-utrachennye-dokumenty-i-isporchennyj-tovar-pri-nalogovoj-proverke/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.