Акт о повреждении образец

Акт о неисправимых повреждениях

Акт о повреждении образец

На странице представлен образец документа «Акт о неисправимых повреждениях» с возможностью скачать его в формате xls.

Тип документа: АктДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.Размер файла документа: 38,0 кб

Акт о неисправимых повреждениях составляется в случаях, когда документы, подлежащие постоянному или длительному хранению, пришли в негодность. Данный документ является первым этапом признания документов неисправимо поврежденными.

Назначение акта

Документы, содержащие важную информацию, как правило, имеют длительный или постоянный срок хранения. Утеря или порча таких документов чреваты для организации штрафными санкциями, а если будет доказано, что уничтожение или повреждение документа совершено в корыстных целях — то и уголовной ответственностью.

Наиболее частыми причинами необратимого физического повреждения документа являются:

  1. естественный износ. Бумага с течением времени истончается, истлевает. Особенно износу подвержены старые документы, изготовленные на бумаге низкого качества;
  2. нарушение условий архивного хранения. Архивные помещения предприятия должны обеспечивать для документации надлежащие условия хранения (температурный режим и влажность воздуха, запрет на снятие копий при высокой температуре, защита от прямых солнечных лучей). Однако на практике такие условия соблюдаются не всегда;
  3. природные и техногенные катастрофы: пожары, теракты, паводки и т.п.;
  4. умышленное повреждение или уничтожение документа в корыстных целях (например, с целью сокрытия недостачи, незаконных финансовых операций и т.п.).

В каждом случае по документам проводится служебное расследование, результатом которого становится вывод о причастности какого-либо лица к порче документа, необходимости наказания и т.п.

Составление документа

Для проведения экспертизы документов на предмет наличия необратимых повреждений на предприятии приказом руководителя создается экспертная комиссия. Как правило, она включает в себя начальника архива, начальника кадровой службы, юрисконсульта, руководителя службы делопроизводства. В архивных учреждениях эта комиссия, как правило, работает на постоянной основе.

Форма акта о неисправимых повреждениях не регламентируется законом. Она утверждается внутренним распоряжением по архиву или приказом по предприятию.

Вне зависимости от формы документ должен содержать следующие разделы:

  1. »шапку» с указанием даты и места составления документа, названия организации, названия и номера самого акта. Если акт составляется в отношении архивных документов, то обязательно указывается номер и название фонда
  2. поле «утверждаю» в верхней части документа для утверждения документа руководителем организации, содержащее дату утверждения и должность руководителя;
  3. изложение события, ставшего основанием для составления акта: «нами…, …года составлен настоящий акт о том, в фонде имеются документы, признанные необратимо поврежденными»;
  4. список (таблица) необратимо поврежденных документов с указанием реквизитов (номер описи, номера поврежденных единиц хранения, заголовок поврежденных единиц, количество листов в поврежденном документе, время звучания (для аудиозаписи), метраж видеопленки, объем (Мб.), название документа, за какой период документы и т.п.);
  5. описание повреждения (вносится, как правило, в ту же таблицу). Указывается причина повреждения документов и его сущность (размытие чернил в результате затопления архивного помещения, выцветание в результате оставления документа в раскрытом виде на солнце и т.п.). Описание должно быть как можно более подробным;
  6. под таблицей указывается итоговое количество поврежденных документов цифрой и обязательно прописью и причина списания «указанные документы подлежат списанию ввиду»;
  7. подписи руководителя подразделения, где хранились документы (начальник архива, начальника службы делопроизводства) и членов экспертной комиссии;
  8. отметка о внесении изменений в учетные документы.

Хранение

Акт составляется в одном экземпляре (при необходимости — в большем количестве), который хранится в архиве или в подразделении, ответственном за хранение документов.

Если необратимо были повреждены документы длительного или постоянного срока хранения, то акт после внесения необходимых изменений во все учетные документы фонда (на акте должна быть проставлена соответствующая отметка) включается в дело фонда. Дела фонда хранятся в архиве постоянно.

Как уже было отмечено выше, сам акт может стать основанием для проведения служебной проверки по факту необратимого повреждения.

В материалы служебной проверки в таком случае войдут заключение коммунальной службы (в случае, если повреждение произошло в результате аварии труб), заключения МЧС, объяснительные записки и т.п.

В таком случае экземпляр акта будет также храниться в материалах служебного расследования.

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

Источник: https://dogovor-obrazets.ru/%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B5%D1%86/%D0%90%D0%BA%D1%82/%D0%90%D0%BA%D1%82_%D0%BE_%D0%BD%D0%B5%D0%B8%D1%81%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D0%BC%D1%8B%D1%85_%D0%BF%D0%BE%D0%B2%D1%80%D0%B5%D0%B6%D0%B4%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F%D1%85

Акт о повреждении груза. образец и бланк 2018 года

Акт о повреждении образец

Акт о повреждении груза – необходимый документ для фиксации порчи товарно-материальных ценностей, причиненной в процессе перевозки.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о повреждении груза .docСкачать образец акта о повреждении груза .doc

В каких случаях чаще всего используется акт

Данный документ имеет широчайшую сферу применения, область его использования практически не ограничена. Он может быть востребован:

  • внутри одной компании, например, при перевозке товаров из одного подразделения в другое;
  • между разными организациями – продавцом и покупателем;
  • в случаях привлечения к доставке груза третьей стороны: предприятия–перевозчика.

Условия о транспортировке товара всегда прописываются в договорах или иных нормативных документах – они помогают минимизировать всевозможные риски. В случае их нарушения довольно часто происходит повреждение груза, особенно это касается хрупких и легко бьющихся предметов.

Однако, порча возможна и вследствие причин, не имеющих отношения к нарушению транспортировочных условий. Например, при форс-мажорных обстоятельствах или в ситуациях, когда повреждение произошло еще до того, как товар был загружен в машину – при погрузке или непосредственно на производстве.

В любом случае для того, чтобы удостоверить факт порчи груза, надо составить акт.

В какой момент нужно делать документ

Акт формируется непосредственно после доставки груза на склад (или другое место назначения).

Работа обязательно должна вестись в присутствии лица, осуществлявшего перевозку и специально созванной комиссии. При приеме-передаче груза фиксируется его состояние, количество, а также вносятся сведения о поврежденных товарах.

Кто должен фиксировать порчу груза, комиссия

Для удостоверения факта порчи груза и оформления соответствующего акта в компании нужно оперативно создать особую комиссию. В нее должны войти работники нескольких подразделений предприятия, которые имеют достаточную профессиональную подготовку и квалификацию для того, чтобы удостоверить повреждения товара (например, инженер, технолог, специалист по сбыту, юрист и бухгалтер).

Количество участников комиссии – не меньше двух человек, при этом среди них надо выделить председателя и рядовых членов. Председатель будет нести максимальную ответственность за проверку груза и содержание акта.

Чем подкрепить документ

Если есть возможность, к акту нужно приложить какие-либо дополнительные доказательства о порче груза:

  • фотографии;
  • видео;
  • письменные показания очевидцев и т.д.

Информацию об этих свидетельствах нужно обязательно внести в акт. В дальнейшем они могут помочь объективно установить причину повреждения груза и ответственную сторону.

Особенно актуальны такие улики при использовании услуг компаний-перевозчиков.

В таких случаях виновником порчи доставленных товаров может быть назначен как транспортировщик, так и поставщик.

Значение бланка

Акт о повреждении груза – документ очень нужный. На его основе в будущем получатель товарно-материальных ценностей может предъявить претензию поставщику или перевозчику и взыскать понесенные убытки. Также акт служит основанием для списания товара с бухгалтерского учета.

Особенности формирования акта, общие моменты

В случае, если вам дано задание по составлению акта о повреждении груза, а вы никогда прежде не встречались с этим документом, прочитайте приведенную ниже информацию и посмотрите пример – по его образцу вы без особых сложностей сформируете собственный бланк.

Перед тем, как приступить к детальному описанию именно этого акта, дадим общие сведения, которые относятся ко всем подобным бумагам.

  • Начнем с того, что с 2013 года единые для всех формы первичных документов отменены, так что сейчас все акты допускается делать в произвольном виде. Если же на предприятии имеется свой стандарт документа – надо обязательно формировать акт по его типу.
  • Акт можно писать на фирменном бланке (если таковое требование установлено руководством компании) или на обычном листе бумаги (лучше А4 формата), вручную или на компьютере — последний вариант удобнее всего, но в этом случае бланк потом нужно распечатать.
  • Акт всегда надо составлять минимум в трех одинаковых экземплярах.
    • Первый из них отправляется предприятию-изготовителю/поставщику груза,
    • второй остается у организации-заказчика/покупателя,
    • третий передается перевозчику.

    Все три экземпляра должны быть подписаны ответственными лицами (членами комиссии).

  • Проштамповывать бланк следует только в том случае, если условие об использовании штемпельных клише прописано в учетной политике организаций, представители которых составляют документ.
  • Оформляя акт, следует быть предельно внимательным, скрупулезно описывая все найденные повреждения. Нужно помнить о том, что в ситуациях, когда дело доходит до разбирательств в судебной инстанции, именно этот документ зачастую становится главным доказательным аргументом.
  • Образец акта о повреждении груза

    Акт довольно прост и понятен с точки зрения его структуры и содержания.

    В самом его начале следует указать:

    • номер документа;
    • место и дату формирования бланка (населенный пункт, в котором зарегистрирован компания-получатель товара).

    Затем по порядку идет несколько пунктов, которые обязательны к заполнению. Сюда надо вписать следующие данные:

    • о компании-перевозчике, грузополучателе и отправителе;
    • адрес тех мест, откуда груз «ушел» и куда прибыл;
    • планируемое время перевозки товара и фактическое;
    • описание груза по документам;
    • полная стоимость груза;
    • описание груза по прибытии в пункт назначения (его наименование, количество, тара, в которой он перевозился, и прочие идентификационные характеристики);
    • были ли выявлены повреждения упаковки или пломб, а также порча, которая была произведена товару;
    • причины порчи груза (если они установлены сразу);
    • сумма, которую получатель товара предъявляет к возмещению виновнику причиненных повреждений.

    Если к акту прилагаются какие-то дополнительные подтверждающие бумаги – их наличие обязательно нужно обозначить в документе.

    В завершение акт подписывает всеми присутствовавшими при его составлении лицами.

    Коммерческий акт — образец заполнения формы ГУ-22

    Коммерческий акт — это документ строгой отчетности, для которого установлен определенный порядок. Его составляют согласно утвержденным правилам. Данный документ удостоверяет обстоятельства, дающий основания для привлечения к ответственности имущественного плана как транспортную компанию, так и пассажира, отправителя и получателя грузов, багажа.

    Данный вид документа используют транспортные предприятия, предприятия по грузоперевозкам, пассажирским перевозками, в том числе, почта, железные дороги, авиалинии, автобусные станции, все службы доставки грузов.

    Образец

    Коммерческий акт № 34 о порче груза 21.12.2014 года

    Банки трехлитровые, в палетах, весом 200 кг, 20 палет.- Объявленная ценность 20000 руб. (двадцать тысяч рублей 00 коп.). – Ценность груза по документам 25000 руб. (двадцать пять тысяч рублей 00 коп.) – Упаковка — производственные упаковочные пакеты.

    Фактическая дата 21.12.2014 года, время перевозки 4 часа 20 минут Расчетная дата 21.12.2014 года, время перевозки 4 часа 20 минут

    Пункт назначения г. Кукушинск, склад ТОВ «Дороги рая» №10 Пункт отправления г. Мушинск, склад ТОВ «Дороги рая» №1

    Грузовая накладная № 17 от 17.12.2014 года Грузополучатель ТОВ «Дуки-Буки», г. Кукушинск, ул. Воды, 44 Грузоотправитель ТОВ «Шмаки-Драки», г. Мушинск, ул. Грибов, 22

    Акт составлен менеджером Пупкиным В.С. Перевозчик ТОВ «Дороги рая»

    Банки трехлитровые, в палетах, весом 200 кг, 20 палет, в том числе поврежденных 4 палета. Упаковка не вскрыта, пломбы не сорваны.

    К Акту прилагаются фото поврежденных палет с трёхлитровыми банками. При выгрузке в пункте назначения были выявлены разбитые балеты с трёхлитровыми банками в количестве четырех штук.

    Причина порчи груза — оторванный трос крепления на выше обозначенных палетах. Акт экспертизы не составлен.

    Сумма заявленных получателем груза претензий равна 4000 рублей (четыре тысячи рублей 00 коп.).

    Подписи

    Менеджер  Пупкин В.С. Грузчик                                                                                Кошкин А.Д. Заведующий грузового терминала                                    Собок С.С. Получатель груза по доверенности                                   Тютюка М.Н

    Составлен                                                                          12.2014 года

    Скачать образец коммерческого акта в формате .doc (Word) 

    Важно! Коммерческий акт может быть составлен только в случае порчи груза или багажа с момента принятия груза на отправку и до фактической выдачи получателю.

    В каких случаях необходим?

    Данный документ может быть составлен в случае:

  • Если фактические данные не соответствуют данным, которые указаны в документации перевозчика в отношении массы, наименования, количества мест грузов и багажа.
  • Если произошли повреждения груза, багажа и установлены или не установлены возможные причины данного факта.
  • Выявление груза, багажа без положенных перевозочной документации, или наличие такой документации без груза или багажа.
  • Возвращение перевозчику украденного груза, багажа.
  • Не переданные перевозчиками грузы на железные дороги общественного пользования согласно установленным 24 часам от оформления документации о его выдаче (акт составляется только согласно требованию получателя багажа).
  • Почему скрепит или шумит газовый счетчик?

    Коммерческий акт может быть составлен при:

  • Выгрузке багажа, груза. В местах общественной выгрузки непосредственно в день выгрузки, в редких случаях — в процессе выдачи груза, багажа получателю или пассажиру.
  • Выгрузке багажа в местах не общественного пользования. Должен быть составлен в день выгрузки сразу в нее момент или позже.
  • В пути следования. В момент когда были обнаружены обстоятельства, предусматривающие составление коммерческого акта.
  • Правила составления

  • Документ должен быть составлен в 2-х экземплярах, без наличия помарок и исправлений, с применением электронных пишущих машин. Копии актов заверяются надлежащим образом.
  • Обязательно наличие подписей перевозчика или доверенного им лица, и собственника груза, если тот присутствует при проверке.

  • Перевозчик обязан предоставить требуемый владельцем груза, коммерческий акт не позднее трех рабочих дней. Если такое не было сделано, владелец груза подает специальное письменное заявление о данном факте. Ответ также должен быть выдан в три дня.

  • Если акт составляется о скоропортящихся продуктах, обязательно необходимо приложить к первому экземпляру сертификат качества или другой аналогичный документ.
  • Данный акт регистрируется в книге по учету коммерческих актов.

  • Акты выдаются только при наличии документа, удостоверяющего личность — физические лица, и для юридических лиц — наличие доверенности на данный груз или багаж.
  • В документе должна быть отображена следующая информация:

  • Описание фактического состояния груза или багажа и процесс выявления его несоответствия.
  • Данные о правильности погрузки, размещения и закрепления груза или багажа.
  • Зафиксированные нарушения требований к погрузочно-разместительным действиям и крепления багажа или груза;
  • Реквизиты акта:

    • название документа;
    • номер, дата и место, где составлен акт;
    • номер и дата накладной;
    • названия пунктов отправки и доставки груза;
    • сведения об отправителе и получателе;
    • результаты проверки груза;
    • несоответствия;
    • экспертиза;
    • подписи лиц, составляющих акт;

    http://www..com/watch?v=f91IvvuAT_k

    Полезные рекомендации

    Основными лицами, которые заинтересованы в надлежащей доставке груза в целости и сохранности являются транспортные компании и собственник груза.

    Дабы избежать ситуаций с повреждением груза и связанных с ними дальнейших осложнений, рекомендуем:

  • На этапе заключения договора перевозки груза, сделать подробные письменные записи по претензии перевозчику (экспедитору или собственнику), при наступлении выше обозначенных ситуаций.
  • Тщательный контроль за отслеживанием и правильностью заполнения полного пакета документов для перевозки груза и его комплектации.
  • В случае высокой стоимости груза, или если перевозки имеют регулярный характер, заключить договор с сюрвейером, который лично удостовериться в комплектности, качестве крепления грузов, проведет анализ технического состояния транспортного средства перевозчика.
  • После, предоставить специальный рапорт, который будет отличным подспорьем при судебной тяжбе.
  • Тщательно проверять груз при получении с применением фотоаппарат или видеокамеры.
  • Настаивать на составлении коммерческого акта, если произошла порча груза.
  • Если ответственные лица отказываются от составления коммерческого акта, требуйте письменных пояснений данного отказа, привлеките пару свидетелей и собственноручно составите акт.
  • Основной совет — не экономьте, страхуйте свои грузы и багаж, тогда ваша экономия будет более очевидной, особенно, в случае наступления ситуации, которая требует составления указанного акта.

    Источник: https://2pct.ru/akt-o-povrejdenii-gryza-obrazec-i-blank-2018-goda/

    Как оформить утрату, порчу документов

    Акт о повреждении образец
    В какой ситуации нужно оформить акт об утрате документов, а когда – акт о неисправимых повреждениях архивных документов? Образцы заполнения утвержденных форм этих актов мы показали для различных случаев: когда утрачены бумажные или электронные документы, когда научно-справочный аппарат архива цел или тоже пострадал (от этого зависит, сможем ли мы ссылаться в акте на номера описей, по которым документы поступали в архив, а также на их индивидуальные номера как единиц хранения в составе этих описей). Упомянутые формы актов «родом» из архивных правил и утверждены для применения в этой сфере. Как их правильнее использовать и заполнять, если надо зафиксировать утрату либо повреждение документов, хранившихся в подразделении до передачи в архив? В конце приведен пример протокола экспертной комиссии, которым происходит согласование акта.

    В организации произошла утрата документов. Чем это может грозить? Прежде всего, это зависит от того, какие документы утрачены. Если финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, сроки хранения которых не истекли, то возможны штрафы. Потеря учредительных и правоустанавливающих документов может повлечь неприятные хлопоты по их восстановлению. Утрата действующих договоров при наличии недобросовестных контрагентов может привести к изменениям оставшегося подлинного экземпляра договора, и в дальнейшем – к значительным финансовым потерям. Не стоит забывать и о научно-технической документации. Ее разработка стоит дорого. А если еще учесть утрату секрета производства («ноу-хау») и внезапное появление его у ваших конкурентов, то становится грустно. Но даже если секрет производства не попал к конкурентам, а просто случилась авария на предприятии, обрушение конструкций и т.п., а ваша организация является разработчиком проектной документации, то без наличия подлинных документов невозможно будет доказать, что вы не виновник происшествия.

    Наиболее частыми причинами утраты документов становятся:

    • чрезвычайные обстоятельства: пожар, прорыв труб (залив документов), кража (взлом);
    • неудовлетворительная система хранения и учета документов;
    • невозврат документов из временного пользования;
    • утрата документов по причине халатности.

    При этом происходит либо неисправимое повреждение документов, либо документы невозможно обнаружить, найти, т.к. они утрачены. В любом случае документы надо списывать и снимать с учета.

    Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.

    2015 № 526 (далее – Правила), предусмотрены как раз 2 формы актов для таких случаев, их заполнением и займемся:

    • акт о неисправимых повреждениях архивных документов и
    • акт об утрате документов.

    Чрезвычайные обстоятельства

    Пожар или залив документов наносят самый серьезный урон, эти факторы способны уничтожить целый архив.

    Правилами определена необходимость обеспечения нормативных условий хранения документов: оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. Соблюдение данных требований позволит в значительной мере обезопасить документы и обеспечить их сохранность.

    Кража документов. Чтобы максимально обезопасить свой архив от кражи, также следует соблюдать определенные требования 1: помимо охранной сигнализации, документы, имеющие грифы ограничения доступа, следует хранить в металлических шкафах или сейфах отдельно от другой документации.

    Ключи от этих сейфов (так же как и ключи от хранилищ) лучше всего сдавать в опечатанном пенале на пост охраны под расписку. Установленная система видеонаблюдения поможет предотвратить кражу или даст возможность найти похищенные документы.

    Существуют также следующие меры предосторожности:

    • в архивохранилище не должны находиться посторонние. Важно не дать возможность сторонним людям быстро сориентироваться и обнаружить необходимые документы;
    • научно-справочный аппарат архива (описи, учетные журналы и т.п.) лучше всего хранить в рабочей комнате, а не в архивохранилище, что также усложнит похитителям обнаружение необходимых им документов;
    • рабочая комната должна запираться, а ключ – сдаваться на пост охраны.

    Неудовлетворительная система хранения документов

    К ней можно отнести, в частности, отсутствие архива в организации (централизованного хранения и учета документов) или отсутствие лица, ответственного за архив.

    Федеральный закон об архивном деле наделяет правом организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, создавать архивы:

    Фрагмент документа

    Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

    1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

    2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

    Такие организации зачастую пренебрегают этим правом (ведь закон не обязывает их иметь в своей структуре архивы), т.к. содержание архива требует дополнительных финансовых затрат.

    Но даже если в организации создан и функционирует архив, важно, чтобы там работал специалист с профильным образованием, а также соблюдались все основные нормы, зафиксированные в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

    Правила требуют наличие стеллажей в архивохранилищах, что может обезопасить документы от возможного залива. На полу документы располагаться не должны, нельзя сваливать их в кучу.

    Правила требуют помещения документов в твердую обложку или папку с клапанами, более того, размещения документов в архивных коробках. Обложки дел или папки, коробки могут спасти документы от огня или залива, пагубного воздействия световых лучей (выцветания текста), запыления документов (что приводит к развитию микроорганизмов, повреждающих бумагу, текст, образованию плесени).

    Кроме того, важно соблюдать температурно-влажностный режим хранения.

    Очень сухой воздух в хранилище приводит к изменению структуры бумаги, она становится ломкой, при длительном хранении рассыпается, восстановить документ уже не представляется возможным.

    Влажный и прохладный воздух приводит к образованию плесени. Плесень можно «лечить», но это недешево, а следы плесени на бумаге вывести почти невозможно.

    Невозврат документов из временного пользования

    Документы могут быть выданы из хранилища по запросу (внешнему или внутреннему пользователю) и потом возвращены обратно. Правилами установлено, что выдача документов из архивохранилища:

    • регистрируется в Книге выдачи дел и 
    • оформляется:
      • заказом (служебной запиской) на выдачу дел внутреннему пользователю,
      • а при выдаче сторонней организации – актом о выдаче дел во временное пользование.

    Правилами определен срок выдачи документов – 1 месяц. Исключение составляют судебные и правоохранительные органы, им выдаются документы на 6 месяцев. В случае невозврата документов запрашиваются объяснения от пользователя, затем составляется акт об утрате документов.

    Утрата документов по причине халатности

    Это случается, если сотрудники архива осуществляют несвоевременный учет документов, размещение документов на стеллажах без внесения соответствующих изменений в топографические указатели хранилищ (помещений) архива, а также осуществляют выдачу документов без письменного заказа / разрешения. Работа архивиста требует скрупулезности и аккуратности. Последовательное выполнение своих обязанностей максимально уменьшит возможность утраты документов по таким причинам, как:

    • «положили куда-то, а потом найти нельзя»;
    • не внесли сведения в учетный журнал;
    • не поставили инвентарный (архивный, регистрационный) номер на дело, а позже его трудно идентифицировать;
    • приняли в архив документы «россыпью» без описи – как тогда архивист сможет доказать, что структурное подразделение не передавало ему запрашиваемый документ?

    Акт об утрате или порче документов, произошедшей в архиве организации

    Для оформления утраты документов необходимо использовать утвержденную форму – приложение 6 к Правилам. Образец ее заполнения показан в Примере 1.

    Обратите внимание, если ваша организация не является источником комплектования муниципального или государственного архива, то гриф согласования с архивным учреждением не оформляется (отмечено цифрой 2 в Примере 1).

    Пример 1. Образец акта об утрате документов (по форме из приложения 6 к Правилам)

    Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/sovremennoe-deloproizvodstvo/47673-kak-oformit-utratu-porchu-dokumentov/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.